Heb jij dat nou ook? Dat je kijkt naar je to-do lijst en die is dan zooo oneindig lang…

Bij mij heeft dat het volgende effect: totale hersenleegte. Echt. Steeds onrustiger, blanco en geen idee waar ik zou moeten beginnen. Word ik niet de leukste persoon door, kan ik je vertellen.

Als drukke ondernemer (+ moeder + huishoudster + vrouw + partner + dochter + zus + vriendin etc) begint het er steeds meer op te lijken dat die lijst steeds bepalender wordt. Met het gevolg dat ik te veel ga uitstellen en de echt belangrijke dingen dus ook niet meer doe, want in die enorme lijst overzie ik het niet meer. Niet handig!

Maar toen kwam ik deze vijf eenvoudige stappen tegen, waardoor ik snel en gemakkelijk weer grip kreeg op de situatie en ik wilde die graag met je delen, want ik weet dat ik niet de enige ben!

Je moet er ongeveer een uur voor uit trekken om het te voltooien. Ik hoor je denken: ‘WAT?! Een uur?! Weet je wel niet wat ik allemaal nog moet doen!’ Dan is het zéker de hoogste tijd om deze stappen uit te voeren.

1 ) Maak één lange lijst van alles wat er in je hersenen opplopt op dit moment, al je to-do lijsten, losse dingen die je nog moet opzoeken, in moet voeren, de eigenlijk-ook-nog- verzamel alle losse stukjes papier op de bodem van je handtas, leg alle post-its op een stapel. Braindump noemen ze dat ook wel eens, maar hier gaat het verder.
2 ) Tel het aantal punten op die lijst en deel dit door vijf. Dat getal is het aantal items die je uiteindelijk over moet houden op de lijst aan het einde van deze oefening. Waarom? Omdat ook hier de 80/20 regel geldt voor jouw to- do lijst: je krijgt 80% van de gewenste resultaten van 20% van de activiteiten die je hebt gepland. Jouw taak is nu om te bepalen welke.
3 ) Stel je hebt een lijst opgesteld van 75 to-do dingen, dan deel je dat door 5 = 15. Loop dan snel je lijst door en zet een sterretje naast 15 taken. Niet meer en niet minder.
4 ) Voor elk ander item, verplaats deze naar de ‘ooit misschien lijst‘. Het item is dus niet voor altijd verloren, het is gewoon iets wat niet nu gaat gebeuren. Of je laat het los en verwijder het (vooral als het eigenlijk al meer dan een jaar op je lijstje staat en je hebt nog steeds niet gedaan! Hoe groot is de kans denk je, dat je het ooit gaat doen..?).
5 ) Zorg ervoor dat je nu een schone frisse lijst maakt van die resterende 20% van de to-do’s.

Dit is één van de snelste manieren die ik ken om uit je keuzestress te komen en jezelf weer lekker in de flow te krijgen.

En weet je? Als je elke dag iets kleins uitvoert van je lijst, dan went je brein aan je werksuccesflow. Dus wat ik er standaard bijzet: tandenpoetsen. Kleine moeite..

Heb jij daar ook last van? Onrustig doordat je te veel ‘moet’ doen? Wat is jouw ultieme antistress-tip?

Oja, nog een tip die ik laatst tegenkwam: vervang het woordje ‘moet’ door ‘wil’. Het is zo gemakkelijk..

XX Gwendoline

Ps: je kunt je to do lijst op een papier schijven, in een spreadsheet zoals Excel zetten maar je hebt ook handige project management software: Things, Remember the Milk, Trello, Asana, en zelfs Evernote kun je hiervoor gebruiken. Wil je meer weten over Things? Dan kan je dit artikel van Softwarehow lezen waar ze het uitgebreid hebben getest! Een ander interessant artikel is van projectmanagernews: hier beschrijven ze de top 10 van project management sofware.